Ihr «How to» für erfolgreiche Hybridveranstaltungen

Während zahlreiche Veranstalter aktuell wieder Präsenzkongresse planen, erwägen viele Fortbildungsanbieter die Durchführung von hybriden Veranstaltungen. Sie folgen der weit verbreiteten Hoffnung, durch ein duales Angebot ein möglichst breites Publikum anzusprechen.

Für erfolgreiche Hybridveranstaltungen sind spezielle Strategien gefordert

Die Erfahrung der letzten Monate hat uns gelehrt, dass die Leitung einer erfolgreichen hybriden Lernerfahrung andere Strategien erfordert als die reine Online- oder die reine Präsenzfortbildung.

1. Hybrid ist nicht gleich Hybrid

Referent:innen vor Ort und Teilnehmende ausschliesslich im virtuellen Raum, ein Teil der Referent:innen und Teilnehmenden in Präsenz, die anderen online zugeschaltet, Referent:innen und Teilnehmende an zwei Orten mittels digitaler Übertragung verbunden – alles drei sind mögliche Hybrid-Optionen, die ein komplett anderes Set-up verlangen.

Genügt es bei der letztgenannten Variante, eine reibungslose Übertragung sicherzustellen, benötigen die beiden anderen Hybrid-Formate eine komplette Anpassung der Lernformate: Hands-on Workshops mit Flipcharts und Pinnwänden lassen sich nicht mit den Online-Teilnehmenden teilen, während es für vor-Ort-Teilnehmer:innen bei einer gemischten Hybrid-Veranstaltung nicht immer einfach ist, Diskussionen im Chat zu folgen.


Denken Sie daran, mit Zeit-Inseln zu schaffen, in denen externe Zuhörerinnen und Zuhörer in das Lernformat eingebunden werden können.


Auch lassen sich Hybridformate sowohl mit Online-Teilnehmenden via «Web-Conference» (zugeschaltet mit Video und Ton) als auch in Form von «Webinars» ausgestalten, bei denen die zugeschalteten Personen lediglich via Chat mit den Personen vor Ort interagieren können. Gerade hierbei sind spezielle Zeit-Inseln vorzusehen, in denen besonders die externen Zuhörerinnen und Zuhörer in das Lernformat eingebunden werden.

2. Technik ist nicht gleich Technik  

Auch wenn klar ist, dass eine Hybridveranstaltung eine Übertragung von Bild und Ton erfordert, so lässt sich unabhängig vom Hybrid-Format im einfachsten Setup mit Webcam und Computer-Mikrofon arbeiten.

Bei grossen Veranstaltungen hingegen ist eine professionelle Technik erforderlich, die es den Referenten und gegebenenfalls Moderatoren erlaubt, die Interaktion mit den externen Teilnehmenden gezielt aufzubauen und zu gestalten. Dies erfordert weitaus mehr als nur ein paar Monitore und Moderationstools (lesen Sie hierzu hier mehr). Grosse Veranstaltungen mit verschiedenen Referent:innen, Moderationen, Simultanübersetzungen, Diskussionen und einem dispersen Publikum verlangen nach einer spezialisierten Technik-Crew, die es versteht, Audio und Video – von intern vor Ort wie auch von extern – in der richtigen Form und der richtigen Sprache auf dem richtigen Kanal (und somit Monitor/Leinwand, Mikrophon/Kopfhörer/Lautsprecher) einzufangen und auch wieder auszuspielen.

Wie so häufig sind zahlreiche Zwischenschattierungen denkbar: Von der Nutzung von Videokonferenzmöbeln oder integrierten Systemen für kleinere Hybrid-Veranstaltungen bis hin zu Plattformen mit integrierter Untertitelung und hybriden Networking-Möglichkeiten – beispielsweise für grosse Events, die mehr Personen online als offline begrüssen.

3. Vergessen Sie die Beziehungspflege nicht!

Apropos begrüssen: Vergessen Sie auch bei Hybrid-Veranstaltungen die Beziehungspflege nicht. Auch Personen, die sich online zuschalten, freuen sich über eine persönliche Ansprache und die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen! Wählen Sie daher in Abhängigkeit der Teilnehmerzahlen das jeweils interaktivste Format: Hybrid-Veranstaltungen mit Video und Ton werden von vielen Teilenehmenden – zumindest bis zu einer gewissen Personenzahl – als persönlicher wahrgenommen. Bedenken Sie: Das von Ihnen gewählte Format hat auch eine gewisse Rückkopplung auf die Wahrnehmung Ihrer Marke, Ihres Unternehmens.


Auch Personen, die sich von online zuschalten, freuen sich über eine persönliche Ansprache und die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen!  


Es gibt Mittel, mit denen sich bei «hybrid» die Beziehung zu den Teilnehmenden pflegen lässt: Ein angebotener kleiner Snack für die Teilnehmer vor Ort ist selbstverständlich – eine kleine Verpflegung der Online-Teilnehmenden wäre ebenfalls denkbar und widerspricht – bei korrekter Ausgestaltung – dem regulatorischen Rahmen nicht. Die Abgabe von Informationsmaterialien, Studien, Kasuistiken sollte ebenfalls nicht nur jenen Personen vorbehalten bleiben, die vor Ort darauf stossen. Planen Sie, wie Sie die Teilnehmenden im virtuellen Raum mit besonderen vor- oder nachgelagerten Massnahmen nicht nur mit den gleichen Unterlagen bedienen, sondern ihnen dabei auch zusätzliche Wertschätzung entgegenbringen können. Wir hätten übrigens einige Ideen.

Tania Weng-Bornholt
  • Langjährige Erfahrung in der Pharmaindustrie und in nationalen Verbänden
  • Breites Netzwerk als Leiterin einer nationalen Healthcare-Plattform
  • Workshop-Moderation D/E/F
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Tania Weng-Bornholt

Senior Consultant, Teamleiterin
Dr. rer. pol.
Walter Kaiser
  • 20 Jahre Erfahrung im Pharmaagentur-Business
  • > 10 Jahre Erfahrung in verschiedenen Positionen in der Pharmaindustrie
  • Klinische Erfahrung: Innere Medizin
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Walter Kaiser

CEO
Dr. med. MA HSG

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