Eine der wichtigsten – und eine der ersten – Fragen ist natürlich, ob der Inhalt Ihres Webinars überhaupt interessant genug ist, als dass sich (auch in Corona-Zeiten) vielbeschäftigte Ärzte Zeit dafür nehmen. Gehen wir davon aus, dass Sie von Ihren Inhalten überzeugt sind und bereits andere Menschen davon überzeugen konnten, sonst hätten Sie wohl kein Symposium an einem Kongress gebucht.

Live Streams (Live-Webinars) versus aufgezeichnete Webinars

Zweite wichtige vorbereitende Frage lautet: Soll das Webinar live übertragen werden oder soll es aufgezeichnet und anschliessend online zur Ansicht oder Download zur Verfügung gestellt werden? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die Sie im Hinblick auf Ihre Zielsetzungen abwägen sollten:

Vorteile Live-Webinar

• Der grösste Vorteil eines Live-Webinars liegt offensichtlich darin, dass Sie mit den Teilnehmenden interagieren und beispielsweise Fragen aufnehmen können und so auch sofortiges Feedback zu Ihrer Veranstaltung erhalten.
• Bei Live-Webinars können Sie aber nicht nur Chat-Funktionen nutzen, sondern auch bspw. Umfragen einstreuen, die Ihnen nicht nur interessante Insights generieren, sondern auch die Teilnehmer interaktiv einbinden.

Nachteile Live-Webinar

• Die Technik muss stabil laufen, und Ihre Referenten müssen sich mit der Technik vertraut machen!
• Es mag vielleicht merkwürdig klingen, aber beim Live-Webinar müssen Sie – und vor allem all Ihre Referenten – sowie zumindest einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer live «anwesend» sein. Entscheiden Sie sich hingegen für eine Aufzeichnung, können Sie auch mehrere Referenten im post-production Prozess nachträglich hintereinander schalten. Die Teilnehmer bzw. Viewer können das Webinar dann ansehen, wenn Sie die zeitlichen Kapazitäten dafür haben.

Die sechs wichtigsten «Dos and Don’ts» für ein erfolgreiches Webinar

Egal ob live oder nicht, die folgende sechs «Dos and Don’ts» sollten Sie unbedingt beachten:

1. Wählen Sie das richtige Format für Ihr Thema
   Bevor Sie mit der Produktion von Folien oder Videoaufnahmen loslegen, fragen Sie sich unbedingt, welches das richtige Format für Ihre Veranstaltung ist: Werden Sie eine Veranstaltung im «Vorlesungsstil» mit einem oder mehreren Referenten veranstalten? Oder planen Sie ein Streitgespräch mit einem Moderator und zwei Experten oder gar eine Podiumsdiskussion in grösserer Runde? Dieser Entscheid ist massgeblich für die Auswahl Ihrer Referenten und Experten (nicht jeder fühlt sich in jeder Situation online gleich wohl!) sowie die Wahl Ihres Webinar-Tools.
   
   
2. Schreiben Sie ein Drehbuch
   Viel wichtiger als bei Präsenzveranstaltungen ist für Ihre Online-Veranstaltung ein sauberes Drehbuch! Wer begrüsst und verabschiedet die Zuschauer? Wann werden welche Folien eingeblendet? Wie lange darf eine Präsentation genau dauern? Wer übergibt wem das Wort? Alles Fragen, die Sie vorab in einem Drehbuch klären sollten – denn im Gegensatz zur Präsenzveranstaltung ist es Ihnen viel weniger gut möglich, von der Seitenlinie aus Zeichen zu geben.
   
   
3. Testen Sie das Equipment aller Beteiligten vorab!
   Planen Sie vor der Veranstaltung mit allen Referenten bzw. Experten einen Testlauf – bei der Planung eines Live-Webinars idealerweise sogar gemeinsam. So können Sie alle Referenten sauber instruieren wie (in Ihrem spezifischen Webinar-Tool) Mikrophon und Video freigegeben werden und von der Lautstärke bzw. Position her reguliert sein sollten, ob und wie Präsentationen geteilt werden etc.
   
   
4. Briefen Sie Ihre Referenten auch in Bezug auf «Look-and-Feel»
   Aktuell werden die meisten Webinars komplett «remote» durchgeführt – das heisst jeder Speaker ist von zu Hause aus zugeschaltet. Nicht jedes Wohnzimmer oder Büro ist allerdings Webinar-tauglich… Unabhängig von der Möblierung im Sichtfeld der Kamera, gilt es generell die Beleuchtung zu optimieren und Gegenlicht zu vermeiden, die Sitzposition des Speakers zu regulieren und die Kamera so zu positionieren, dass es den Rednern möglichst leicht fällt «ins Publikum» zu sprechen.
   
   
5. Achten Sie auf die Audio-Qualität
   Nichts ruiniert ein Webinar schneller als schlechte Audio-Qualität! Wenn auch nicht ganz so elegant, haben sich in Bezug auf die Tonqualität Kopfhörer mit Mikrophonen – kurz Headsets – im Gegensatz zu den im Laptop integrierten Mikrophonen bezüglich der Vermeidung von Stör- und Nebengeräuschen bewährt. Wenn Sie bei der Übertragungsqualität jederzeit auf Nummer sicher gehen wollen, so bestehen Sie auf verkabelten Headsets – dann kann auch die Bluetooth-Übertragung keine Probleme verursachen.
   
   
6. Akzeptieren Sie, dass trotz aller Vorbereitungen nicht alles glatt laufen wird
   Seien Sie versichert, irgendetwas wird schief laufen. Egal wie gut Sie sich vorbereitet haben, wird mit grosser Wahrscheinlichkeit etwas nicht sofort so funktionieren wie gewünscht. Aber: Die meisten Teilnehmenden und Referenten sind grosszügig und aufgrund ihrer eigenen Erfahrungen bereit, über kleinere Wehwehchen hinwegzusehen. Legen Sie sich aber insbesondere für Live-Webinare ein Worst-case-Szenario zurecht. Wenn Sie möchten, unterstützen wir Sie dabei!